Iedereen heeft dagen waarop er maar weinig uit je handen komt. Op dat soort momenten kan productiviteitssoftware een uitkomst zijn. Er zijn programma's en apps die je helpen overzicht te houden en jezelf niet nodeloos uit te putten.
Productief zijn is niet alleen fijn voor je baas, maar vooral voor jezelf, vertelt psycholoog en coach Carien Karsten in het AD. Sommige mensen hebben de neiging zichzelf volledig uit te putten. “Meer energie overhouden, is een kwestie van balans houden en efficiënt werken. Je computer en smartphone kunnen je daarbij helpen. Veel software die daarbij kan helpen, is zelfs gratis.
Simpele taken als afspraken noteren, standaardmails sturen en informatie kopiëren van programma naar programma slurpen tijd en maken het moeilijker je te concentreren. Automatiseren kan een uitkomst zijn. Een service als IFTTT neemt je eenvoudig veelvoorkomende taken uit handen. De afkorting staat voor 'If this, then this' en vertelt in een notendop wat er gebeurt. IFTTT heeft een gratis en een betaalde variant.
Een opgeruimde computer is misschien nog wel belangrijker dan een opgeruimd bureau, meent Karsten. Zorg dat je overzichtelijke mappen én submappen aanmaakt. Houd je desktop zo schoon mogelijk en zorg dat je regelmatig een grote digitale schoonmaak houdt. Op die momenten maak je van alles een back-up, waarna je oude bestanden veilig van je apparaat kunt verwijderen. WinDirStat (voor Windows) of Disk Inventory X (voor Apple OS X) zijn gratis softwareopties die je een duidelijk visueel overzicht van je data geven.
Wie aan één stuk door werkt, verliest al snel de concentratie. Een methode om dit te voorkomen is de pomodorotechniek: werk 25 minuten aan een taak en neem daarna een korte pauze. Na vier keer neem je een langere pauze van een kwartier of half uur. Zorg ook dat je ieder uur een rondje loopt. Het programma Focus To-Do combineert de pomodorotechniek met een uitgebreid systeem waarin je taken kunt bijhouden en prioriteiten kunt stellen.
Volgens Karsten is het beter werk over de dag te verdelen dan 's ochtends blind je to-do lijst aan te vallen. Werk in blokken. Houd je mailprogramma niet de hele dag open, maar bekijk je inbox om 11.00 uur, werk vervolgens een paar uur met concentratie en kijk er dan 's middags nog eens naar. Zowel Windows als OS X hebben standaard een lijstjesprogramma waarmee je jouw taken kunt organiseren, Microsoft To Do en Apple Reminders. Todoist is een uitgebreidere optie, met een gratis en betaalde versie.
Om stress te verminderen, loont het ook om op je ademhaling te letten. Ademhalingsoefeningen zijn goed voor je herstelsysteem. Kun je maar één ding doen uit deze lijst met tips, kies hier dan voor. Gewoon drie seconden inademen, één seconde vasthouden en vier seconden uitademen. Doe het als je pauze hebt of even moet wachten. Er zijn ontelbaar veel apps met ademhalingsoefeningen, maar een niet te ingewikkelde gratis variant is Breathly.
Afleiding ligt vaak op de loer. Bewaar social media daarom voor je pauzes. Of gebruikt focussoftware. Deze programma's stellen je in staat een bezoek aan bepaalde afleidende sites (tijdelijk) te blokkeren. LeechBlock is een goede standaardoptie, de gratis versie van Friday is een uitgebreidere variant. De app Forest blokkeert geen sites, maar stimuleert je om je telefoon te laten liggen door je een virtueel bos te laten planten. Als je het apparaat 25 minuten niet aanraakt, groeit er een nieuw boompje op je scherm en wordt het bos groter. Met virtuele munten kun je een echte boom planten.
