Maak jij regelmatig een to do-lijst? Dan is het de kunst om hem zo kort mogelijk te houden. Een methode die daarbij kan helpen, is PARA. Daarmee knip je als het ware jouw to do-lijst op in 4 verschillende delen, waarmee je voorkomt dat taken telkens doorschuiven.

PARA staat voor:

Project: een serie taken met een doel en een deadline

Area: klussen die langere tijd doorlopen

Resource: een onderwerp dat voortdurend aandacht nodig heeft

Archive: inactieve items uit de eerste 3 categorieën

Het idee is dat je al je gedachten, ideeën, dingen die je wilt opschrijven en je to do’s gaat vangen in deze categorieën. Daarbij kun je eventueel gebruikmaken van tools als  Workflowy, Notion, Roam Research, Asana en Todoist.

Projects zijn taken met een duidelijke deadline én bestaande uit meerdere acties, zoals een familieweekend organiseren. Area's zijn dingen zonder deadline. In de regel categorieën waar meerdere projecten onder kunnen vallen, zoals 'huis', 'werk' of 'persoonlijke groei’. Resources zijn, de naam zegt het al, bronnen om nog eens te raadplegen. Interessante artikelen of feitjes die je niet mag vergeten, zoals de bandenspanning van je auto. Archive bevat afgeronde taken of historische events.

Als je je het PARA-systeem eigen hebt gemaakt, zijn er ook nog wat extra’s die echt de rust kunnen geven. Dropbox is de eerste. Daarin kun je ongesorteerd alles parkeren wat je in je hoofd hebt. Midden in de nacht wakker met ideeën? Hup, in de dropbox. Lekker in de Flow en er springt iets in je hoofd? In de Dropbox! Acties die voortkomen uit de mail? Dropbox. Deze dropbox krijgt vervolgens één of twee keer per dag aandacht en dan belandt ieder item in de dropbox op de juiste plek. Er is ook een aantal zaken dat niet in de Dropbox gaat, maar naar aparte lijsten. 

Maak 2 lijstjes waar dingen staan die je écht moet doen. Het eerste lijstje heet Vandaag. Omdat je soms ook dingen hebt die kunnen wachten tot morgen (maar dan echt gedaan moeten worden), is er ook een lijstje Morgen. Deze lijsten staan in een kop To do onder Areas. Wees kritisch op wat je in deze lijsten zet, want ze hebben de potentie om nieuwe eindeloze to do-lijsten worden. Mocht je merken dat dat gebeurt, begin dan dingen weer terug te gooien naar je kladblok.

Waar to do-lijsten bijna altijd falen, is onderhoud. Niet in systeem of methodiek, niet in de app die je ervoor gebruikt. Het is het onderhouden van je eigen workflow waar het fout gaat. Wat kan helpen, is het onderhoud koppelen aan een moment van de dag. Blokkeer iedere ochtend van 9:00 tot 9:15 voor de dagstart. In dat kwartiertje kijk je wat er in je agenda staat, ruim je jouw dropbox op, kijk ik naar je Vandaag-lijst én bepaal je op basis van die lijst en je agenda wat je werkelijk gaat doen. Dat geeft rust, ruimte en zorgt ervoor dat je baas wordt over je dag. Je leeft niet meer bij de waan van die dag en wordt niet meer geleefd door je eindeloze to do-lijst.