“Ik ben commissaris bij een middelgrote woningcorporatie omdat ik graag mijn vastgoedkennis en -ervaring wil inzetten voor andere dan puur commerciële doelen. Ik zie het als mijn plicht om daar waar ik kan een bijdrage te leveren aan een optimaal woonklimaat in Nederland”, aldus Maarten Vermeulen.

 

Woningcorporaties hebben in zijn visie een bijzondere rol binnen de Nederlandse samenleving en vastgoedsector: “De corporaties moeten zorgen voor goede en betaalbare huisvesting voor mindere inkomens in Nederland. Door hun positie in de lokale samenleving, de banden met tal van relevante instanties en door de aanwezige kennis en ervaring binnen de sector, kunnen woningcorporaties bij uitstek een rol spelen in de uitdagingen op de huidige woningmarkt.”

 

Hoe krijg je als commissaris zicht op het functioneren en de ontwikkeling van het bestuur?

“Bij Woonconcept hebben we onlangs een nieuwe directeur-bestuurder aangenomen. We hebben hem gevraagd hoe hij tegen de corporatie aankijkt, wat volgens hem de grootste uitdaging voor de toekomst is en hoe hij die denkt te gaan oppakken. Deze vragen waren al onderdeel van de sollicitatieprocedure. Het leuke is dat je daarmee direct een ander gesprek krijgt, dan wanneer je puur op basis van een cv met elkaar gaat praten. De kandidaat die we uiteindelijk hebben gekozen, heeft een bestuursopdracht meegekregen. Daarin staat waarmee de bestuurder zich volgens de RvC de komende jaren moet bezighouden. Tot slot zijn we na honderd dagen met elkaar om tafel gaan zitten zodat de nieuwe bestuurder kon aangeven wat hij heeft gezien in de organisatie en hij kon reflecteren op de bestuursopdracht. En we spreken elkaar twee keer per jaar over zijn functioneren. Dat vormt voor ons de leidraad.”

 

In hoeverre krijg je zicht op hoe anderen, stakeholders, denken over de nieuwe bestuurder?

“De RvC praat met de ondernemingsraad, het managementteam zit over het algemeen ook bij RvC-vergaderingen en het staat ons natuurlijk vrij om zelf contact op te nemen met mensen in de organisatie. Al gebeurt dat laatste niet zo vaak. Ik ben zelf verantwoordelijk voor het vastgoed en als ik wil of als daar aanleiding toe is, kan ik contact opnemen met de afdeling die daar verantwoordelijk voor is.”

 

“Het draait altijd om openheid en eerlijkheid”

 

Hoe voer je vervolgens het goede gesprek met elkaar?

“Het belangrijkste daarin is volgens mij om eerlijk te zijn. Dat is niet altijd gemakkelijk, dat merk ik ook bij de andere RvC-leden. In sommige discussies is de onderstroom sterk. Dat moet je durven benoemen. Bij Woonconcept hebben we op een gegeven moment met elkaar onderkent dat dat zo was en we hebben er goede stappen in gezet. Het is een proces dat begint bij een RvC-lid dat aangeeft dat hij of zij zich ergens niet comfortabel bij voelt. Dat brengt een discussie op gang waarin mensen opener worden. Het is een groepsproces van het onderkennen van een probleem en daarmee durven omgaan. Natuurlijk is dat proces bij iedere groep mensen weer anders. Hoe is de samenstelling van je RvC? Zijn er evenveel mannen als vrouwen? Zijn mensen bereid om dingen te onderkennen en er iets mee te doen? Is er voldoende ruimte voor ieders inbreng of is de voorzitter heel erg sturend? Maar het draait altijd om openheid en eerlijkheid.”

 

Wat raad jij andere commissarissen aan in zo’n proces?

“Voor mij is mijn eigen intuïtie daarin heel belangrijk. Je moet geloven in jezelf. Je hebt een bepaalde verantwoordelijkheid gekregen, dat is het uitgangspunt. Ik denk dat je de organisatie tekort doet als je niet eerlijk zegt wat je denkt en voelt. Iets anders is dat je moet leren om te accepteren dat andere mensen anders zijn dan jij en ook anders naar dingen kijken. Jezelf durven en willen openstellen is dus belangrijk, maar niet altijd eenvoudig. Ik ben het niet altijd eens met de anderen. Maar daarbij moet je je altijd realiseren dat de mening van iemand anders is en dat diegene ook oprecht in de race zit. Je moet dus ook openstaan voor andere perspectieven. Ook al is dat niet altijd even eenvoudig.”

 

Hoe gaan jullie om met de ontwikkeling van de bestuurder?

“Voor ons is de bestuursopdracht daarbij het belangrijkste. Directeur-bestuurders worden benoemd voor een periode van vier jaar en we gaan twee keer per jaar met elkaar in gesprek. Die gesprekken gaan over de voortgang van de bestuursopdracht en over zijn persoonlijke ontwikkeling. In die gesprekken nemen we de signalen mee die we terugkrijgen uit de OR, van het managementteam en eventueel ook van de stakeholders. Natuurlijk vinden wij het als RvC belangrijk om een beeld te hebben van wat de omgeving van de bestuurde vindt. Daarom voeren we regelmatig gesprekken met stakeholders als de gemeente, aannemers, banken of vertegenwoordigers van de huurders. Dat doen we dus zelf, we schakelen daar geen bureaus voor in. Zo weten we uit de eerste hand wat er speelt. Natuurlijk kost dat tijd, maar zo krijg je wel diepgang en houden wij goed feeling met hoe er naar hem wordt gekeken.”

 

En hoe doe je dat dan intern?

“We hebben medewerkers de gelegenheid gegeven om een speeddate met de commissarissen te hebben. Daar was veel animo voor. Ik heb zelf bijvoorbeeld gesproken met een senior controller. Hij had allerlei ideeën over hoe bepaalde dingen beter zouden kunnen. Zo hoor je ook het nodige.”

 

Hoe krijg je zicht op de cultuur binnen de organisatie?

“Dat is voor een RvC best lastig omdat er vaak wel een afstand is tussen de mensen op de werkvloer en de RvC. Mensen zijn niet per definitie open en dan komt dus aan op doorvragen om aan de juiste informatie te komen. Je moet als commissaris dingen aanvoelen en het aandurven om bepaalde situaties bespreekbaar te maken. Goede communicatievaardigheden, luisteren, samenvatten en doorvragen zijn dus van groot belang voor een commissaris. Je moet mensen het gevoel geven dat ze bij jou veilig zijn.”

 

“Onboarding en succession planning krijgen veel te weinig aandacht”

 

Hoe gaan jullie om met succession planning? Hoe krijg je zicht op het talent in de organisatie?

“Mijn ervaring is dat er maar zelden intern wordt gekeken naar geschikte kandidaten, meestal wordt er extern gezocht. Ik weet niet of dat altijd juist is, maar dit is hoe het over het algemeen gaat. Ik vind persoonlijk dat onboarding en succession planning te weinig aandacht krijgen. In organisaties algemeen, maar ook binnen woningcorporaties. Ik weet niet hoe dat komt. Natuurlijk is het in grote corporates als Shell, Ahold en Unilever goed geregeld. Maar bij alles daaronder is het niet zo goed georganiseerd.”

 

Zijn er dingen die jij als beginnend commissaris graag van tevoren had geweten en die je nu wilt meegeven aan je jonge collega’s?

“Zeker! Dat is om te beginnen: vergis je niet in de tijd die het kost en de verantwoordelijkheid die je hebt. Het is stoer om commissaris te zijn maar je moet het wel waar kunnen maken. Ten tweede moet je je beseffen dat het leiden van een organisatie iets totaal anders is dan toezichthouder zijn. Kun je dat ook echt? Het volgen van een opleiding is daarbij niet voldoende. En ten slotte gaat het erom dat je beseft dat je breed verantwoordelijk bent. Je bent ook verantwoordelijk voor de inbreng van andere mensen in de RvC. Ik ben verantwoordelijk voor vastgoed, maar ben ook verantwoordelijk voor de besluiten die betrekking hebben op de huurders bijvoorbeeld.”

 

Je geeft aan dat alleen een opleiding niet voldoende is. Wat vind je van de opleidingen voor dit vakgebied?

“Of je geschikt bent als toezichthouder, wordt bepaald door je persoonlijkheid en je ervaring. En dat maakt dat niet iedereen geschikt is om commissaris te worden. Er is een bepaalde set aan competenties en skills nodig en die heeft niet iedereen. Het is misschien een gevaarlijk voorbeeld, maar ik zie in gesprekken met headhunters nu heel vaak dat er een voorkeur wordt uitgesproken voor een vrouw. Dat is op dit moment de bias, maar het gaat soms ten koste van de kwaliteit. Dat vind ik een ernstige zaak. Ik ben zelf een blanke man van boven de vijftig en eigenlijk ben je dan per definitie al afgewezen. Dat is natuurlijk niet goed. Je zou in mijn visie eerst naar de competenties en skills van een kandidaat moeten kijken.”

 

“Je kunt onmogelijk alles weten”

 

Wat is het ideale profiel van een commissaris?

“Je moet een brede blik hebben, eerlijk en oprecht zijn en het is belangrijk dat je je eigen beperkingen kent. Openstaan voor ontwikkeling is dus ook nodig. Commissarissen krijgen steeds meer onderwerpen op hun bord waar ze iets vanaf moeten weten; cyber security, artificial inteligence… Je kunt onmogelijk alles weten, maar laat je goed informeren over wat dat soort onderwerpen voor jouw organisatie kunnen betekenen.”

 

Hoe zorg je ervoor dat je daar voldoende van af weet?

“Bijscholing is volgens mij in veel organisaties onvoldoende ingebed. Ik regel het zelf vrij simpel, ik koop een boek en ga me inlezen. Maar het zou gestructureerd moeten worden. Al je als RvC een nieuwe trend signaleert, zou je kennissessies moeten organiseren zodat iedereen uiteindelijk hetzelfde kennisniveau heeft. Ik zou er voorstander van zijn om dat twee of drie keer per jaar te doen. Maar daarnaast studeer ik me suf, want ik moet jaarlijks mijn punten halen én ik vind het belangrijk om mezelf up to date te houden. Ik denk dat ik zo’n tien procent van mijn tijd besteed aan persoonlijke ontwikkeling door het volgen van webinars, master classes, intervisie en veel lezen. Er zijn voldoende mogelijkheden om dat zelf op te pakken.”

 

Maarten Vermeulen

Maarten Vermeulen was tot 1 januari 2022 Managing Director bij MVGM Netherlands en is op dit moment zelfstandig actief als adviseur, interim-manager en toezichthouder. Maarten is meer dan 25 jaar nationaal en internationaal actief in het vastgoed en heeft diverse leidinggevende posities bekleed bij zowel vastgoedbeleggers als property managers. Hij is sinds zes jaar commissaris bij Woonconcept, een middelgrote woningcorporatie in Meppel met zo’n honderd medewerkers. Zijn portefeuille omvat vastgoed, de selectie- en remuneratiecommissie en de auditcommissie. Daarnaast is hij voorzitter van de vastgoedcommissie van CorporatieNL en schreef diverse boeken over vastgoed en over diversiteit.